Råd og retningslinjer

Bogen ”Effektive e-mails – en håndbog” giver i kort form en række gode råd omkring sprog, hensigtsmæssig opbygning af e-mails og den rigtige brug af mail-mediet. Forfatterne Ellen Bak Åndahl og Susanne Nonboe Jacobsen underbygger de gode råd med casestories og undersøgelser på feltet. En fin inspiration til daglig brug eller til udformning af retningslinjer i virksomheden.

Bogen starter med at slå fast, at en e-mail ikke er et brev, men heller ikke en telefonsamtale. E-mailen befinder sig snarere et sted midt imellem, og derfor er sprogtonen vigtig. Modtageren af din e-mail forventer både et hurtigt svar og en formulering, der er til at forstå. Men det er svært at læse på skærmen (det tager 25% længere tid end at læse på papir), og derfor skal e-mailen også grafisk være til at overskue, og det vigtigste skal stå først.

Uformelt, men professionelt
De sproglige retningslinjer, bogen ridser op, er dels dem, der gælder for al god, skriftlig kommunikation, dvs. skriv personligt, skriv korrekt, undgå fremmedord (medmindre modtageren også bruger dem), undgå kancellistil osv. Og så pointerer forfatterne – med henvisning til at e-mailen netop er en slags mundtligt medie – at det er vigtigt at skrive du/I fremfor De, at det er vigtigt at forklare sine pointer (med samme ordvalg som man ville gøre i en samtale), og at det er vigtigt at skrive kortfattet, fordi en lang mail er svær at overskue.

Den uformelle stil skal ikke forveksles med, at e-mailen blot er sludrende og uforpligtende. Som bogens forfattere pointerer, er det selvfølgelig en smagssag, hvor mundtligt man bryder sig om at skrive. Men en e-mail kan sagtens være professionel og saglig, selvom man skriver ”Kære xx” og slutter med ”Hav en god weekend”.

Find fem fejl
Fordi mail-mediet nu er sådan en hurtig kommunikationsform, er det nemt at lave fejl. Klassikeren er at afsende sin mail uden den lovede, vedhæftede fil. Men også det at sende til den forkerte modtager, kan være både træls og pinligt. Bogen giver en række gode råd til at undgå fejlene:

·         Læs mailen igennem på skærmen

·         Brug stavekontrol

·         Print mailen ud og læs korrektur

·         Få en kollega til at læse mailen

·         Tjek at modtageren er den korrekte

Nu vil du måske indvende, at ingen går op i et par stavefejl eller manglende nutids-r’er, når det nu bare er en e-mail. Men vær ikke så sikker på det, for stave- og sjuskefejl kan flytte opmærksomheden hos din læser, så hun kun fokuserer på fejlene og ikke på dit budskab.

Mursten eller digt
Ellen Bak Åndahl og Susanne Nonboe Jacobsen skriver også om form og overskuelighed af en e-mail. De anbefaler generelt, at man fatter sig i korthed, og at man tænker i afsnit, når man skriver en mail. Afsnittene bør hverken være som mursten (dvs. store, kompakte tekstmængder) eller som et digt (dvs. korte afsnit på en linje eller halvanden), men må maks. være op til fem linjer lange. Afsnitsorverskrifter kan også være en god idé, ligesom punktopstillinger gør mailen nemmere at overskue. Og så er det vigtigt at have en pæn og fyldestgørende signatur på sin e-mail, så modtageren nemt kan finde éns adresse, telefonnummer, websted osv.  


Kilde:
Ellen Bak Åndahl og Susanne Nonboe Jacobsen: ”Effektive e-mails – en håndbog”, Frydenlund, 2005

Tilbage til nyhedsbrevets forside!

 

ad hoc input januar 2008 »

Dette nummer af ad hoc input handler om e-mails og deres indflydelse på vores arbejdsliv. 

Klik her for at læse artiklen
"Midt imellem brev og telefonsamtale"

Klik her for at læse klummen
"Gud bevare Danmark"

 

info@adhockommunikation.dk • Langelandsgade 39 • 9000 Aalborg • tlf. 2032 0187 • CVR-nr. 3042 4778 

e