Midt imellem brev og samtale


E-mails har overhalet telefonen som den vigtigste kommunikationskanal, og det siger jo lidt om, hvor effektivt og fleksibelt mediet er. Men det rummer også faldgruber, både i forhold til tidsforbrug og koncentrationsevne.

Henley Management College offentliggjorde for nylig en undersøgelse, der viste, at en gennemsnitlig leder bruger 10 år af sit samlede arbejdsliv – svarende til to timer om dagen – på at læse og besvare e-mails. Undersøgelsen er gennemført i flere lande, bl.a. i Danmark. Den viste også, at omkring hver tredje e-mail er irrelevant eller overflødig, samt at hver afsendte e-mail afføder mellem fire og seks i indbakken.

For mange spørgsmål/svar
Og hvilke konsekvenser har dét så for vores arbejdskultur? Vi risikerer at spilde hinandens tid, fordi det er så nemt blot at sende en ”cc” til kollegerne eller chefen, eller fordi korrespondancen via e-mail kan brede sig over mange e-mails med spørgsmål og svar. Forskellen fra telefonsamtalen er her, at en diskussion eller aftale (som regel) afsluttes i telefonen, mens det kan kræve mange mails frem og tilbage at blive enige om noget. Og hver gang man afbryder sit arbejde for at tjekke e-mails, har man brug for mindst fire minutter, inden man kan koncentrere sig om den oprindelige opgave.

Mailfri fredag
Computerfirmaet Intel i USA har indført en mailfri fredag. Det skal, ifølge erhvervsportalen EPN (der citerer USA Today), forbedre den interne kommunikation i virksomheden, fordi medarbejderne så må erstatte e-mails med personlige møder eller telefonsamtaler. Og det er jo tankevækkende, at Intel ligefrem mener, at mail-kulturen svækker den interne kommunikation. Undgår vi mon direkte spørgsmål eller mundtlige konfrontationer, fordi det er mere bekvemt at ”gemme” sig bag en e-mail? I hvert fald regner Intel med, at det vil forbedre effektiviteten og mindske den spild af tid, der er forbundet med e-mails, dvs. alle afbrydelserne, når man skal åbne, læse, besvare og slette.

Sprogtonen er vigtig
E-mailen er en interessant genre, fordi den befinder sig et sted midt imellem brevet og samtalen. E-mailen er jo af natur et skriftligt medie, men samtidig en langs mere uformel kommunikationskanal end brevet. I en e-mail går man som regel direkte til sagens kerne, og omgangstonen kan være langt mere uformel end i brevet. Samtidig er det dog vigtigt, at vi tænker over både udseende, opbygning og sprogtone i e-mailen. I bogen ”Effektive e-mails – en håndbog” (omtalt i dette nyhedsbrevs anden artikel) lægger forfatterne stor vægt på, at e-mails skal være grafisk overskuelige (deles ind i korte afsnit, have en tydelig signatur etc.), at man bør tænke over rækkefølgen af budskaber, og at sproget bør være både fejlfrit og velovervejet. Sprogtonen er nemlig uhyre vigtig, selvom det ”bare” er en e-mail. For det rammer hårdt, hvis man får en mail, der er afsendt i vrede – uanset e-mailens uformelle karakter, står det der jo sort på hvidt, hvis nogen udtrykker ringeagt eller sarkasme over for én. Og e-mailens ord er lige så juridisk bindende som brevets.    

Et fremskridt, trods alt
Men lad os nu alligevel, midt i alle forbehold og formaninger, glæde os over, at e-mailen blev opfundet. For denne kommunikationsform har helt sikkert moderniseret og redefineret vores arbejdsform. Hvem forestiller sig i dag at  måtte vente et par dage på, at kollegerne i udlandet modtager akterne i en hastedag? Eller at skulle vente på cykelbudet, når der skal læses korrektur på en tryksag eller annonce? E-mails gør vores arbejdsgange fleksible, og de skaber måske også tættere personlige relationer, med flere samarbejder til følge. For lige så vel som e-mails nemmere end breve kommer til at ramme en hård tone, lige så vel kan en e-mailkorrespondance skabe sympati og velvilje på begge sider af skærmen p.g.a. den uformelle omgangstone. E-mails er o.k. – bare vi bruger dem med omhu og eftertanke. Få gode råd til, hvordan du skærper din eftertanke i artiklen ”Råd og retningslinjer”.

Kilder:
www.epn.dk: ”E-mails sluger 10 arbejdsår”, ”10 gode råd og email-disciplin”, ”Hold fredag uden e-mail”, alle den 20/10 2007
Børsen Magasin: ”Mail med måde”, den 1/11 2007
Ellen Bak Åndahl og Susanne Nonboe Jacobsen: ”Effektive e-mails – en håndbog”, forlaget Frydenlund, 2005

Tilbage til nyhedsbrevets forside!

 

ad hoc input januar 2008 »

Dette nummer af ad hoc input handler om e-mails og deres indflydelse på vores arbejdsliv. 

Klik her for at læse artiklen
"Råd og retningslinjer"

Klik her for at læse klummen
"Gud bevare Danmark"

info@adhockommunikation.dk • Langelandsgade 39 • 9000M Aalborg • tlf. 2032 0187 • CVR-nr. 3042 4778 

e